пресс-служба компании Refolio
Компании готовы месяцами выбирать новый офис, сравнивать стоимость аренды, расположение и качество отделки. Однако многие из факторов, которые определяют комфорт сотрудников и эффективность работы, невозможно оценить во время стандартного просмотра помещения. Какие решения, кажущиеся удачными на этапе выбора, спустя несколько месяцев оборачиваются дополнительными расходами или даже новым переездом, «Стройгазете» рассказал управляющий партнер сети офисных пространств Refolio Андрей Новоселов.
«Сегодня офис напрямую влияет на эффективность бизнеса и привлекательность компании для работников. Поэтому при выборе пространства важно оценивать не только стоимость аренды и внешний вид, но и то, каким будет ежедневный опыт через полгода, год или три. Именно эти, на первый взгляд, незаметные, детали чаще всего определяют, окажется ли офис действительно комфортным и эффективным», – рассказывает управляющий партнер сети офисных пространств Refolio Андрей Новоселов.
Ошибка №1. Не учитывать сценарий работы
Большинство новых офисных пространств впечатляют современной дизайнерской отделкой. Однако гораздо важнее понять, соответствует ли объект реальным рабочим процессам компании. Одной команде ежедневно нужны десятки видеозвонков и переговоров, другим необходимы тихие зоны для сосредоточенной работы и пространства для нетворкинга.
Как правило, операторы сервисных офисов предоставляют готовые объекты с универсальными решениями. Если офис проектировался без учета сценариев работы, подходящих бизнесу, будь то ИТ или ретейл, то эстетичный интерьер быстро перестает компенсировать ежедневные неудобства и требует колоссальных вложений при адаптации помещения под персональные нужды. До выбора офиса необходимо, чтобы площадку посетили все ключевые сотрудники и «примерили» свои процессы на конкретное пространство.
Ошибка №2. Обращать внимание только на внешние факторы
Арендаторы оценивают площадь, локацию, ремонт, мебель, расположение рабочих мест, но практически не интересуются инженерными системами здания, пропускной способностью функциональных зон. Между тем именно запас электрической мощности, производительность вентиляции и кондиционирования, возможности подключения оборудования или реорганизации серверной определяют, сможет ли офис закрыть все потребности компании. Часто эти недостатки и ограничения становятся очевидны только после переезда, когда изменить что-либо оказывается дорого или вовсе технически невозможно.
Ошибка №3. Оценивать офис в идеальных условиях
Как правило, просмотры помещений проходят днем и в свободных помещениях. Зачастую потенциальные арендаторы приезжают, когда лифты пустуют, а инженерные системы работают при минимально количестве людей или их отсутствии. В реальности недостатки проще всего заметить в пиковые часы трафика, когда в здание одновременно приезжают сотни сотрудников. Очереди у лифтов, перегруженная входная группа, медленная работа пропускной системы ежедневно отнимают время, которое редко учитывается при оценке эффективности пространства.
Ошибка №4. Не думать о развитии бизнеса и команды
Помещения всегда арендуют под текущий размер команды. Но в разные периоды развития компании штат может сужаться или расширяться пропорционально потребностям бизнеса. Спустя какое-то время могут понадобиться дополнительные рабочие места и переговорные, серверные или функциональное наполнение пространства в целом. Если офис невозможно адаптировать без серьезных строительных работ и масштабных вложений, первоначальная экономия быстро превращается в дополнительные расходы.
Ошибка №5. Не учитывать пользовательский опыт
Качество офиса складывается из деталей, которые фактически невозможно увидеть во время просмотра: уровня шума, качества воздуха, естественного освещения, скорости реакции управляющей компании, удобства навигации и логистики внутри здания. Эти факторы пользовательского опыта, которые напрямую влияют на эффективность команды.
«На рынке офисной недвижимости уже давно сформировался тренд на выбор офиса не по принципу “понравилось помещение”, а по принципу качества, функциональности и гибкости среды, в которой предстоит работать команде. Именно такой подход позволяет избежать ошибок, стоимость которых нередко оказывается значительно выше первоначальной экономии на аренде», – подчеркивает управляющий партнер сети офисных пространств Refolio Андрей Новоселов.